リモートワークのお困り事はツールの活用で解消!ミテモ流コミュニケーションの取り方 | ミテモ株式会社

リモートワークのお困り事はツールの活用で解消!
ミテモ流コミュニケーションの取り方

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こんにちは、ミテモ株式会社の井上です。
昨今の新型コロナウイルスの影響で私たちの生活は様変わりしていますね。特に働き方の変化は凄まじいです。私たちミテモでも全メンバーがリモートワークとなり、この働き方は9月まで継続する予定となっています。

リモートワークは、自宅で誰にも邪魔されることなく、集中して作業ができるのがとてもいいところですが、メンバーとのコミュニケーションが減ってしまうことが最大のデメリットだなと私は思っていました。しかし、ミテモではそんな課題もいろいろなツールを利用して少しずつ解決しています。

今回は、そんなリモートワーク下での「ミテモ流コミュニケーションの取り方」について、お話ししていこうと思います。

ミテモで導入しているコミュニケーションツール

ミテモではメール以外に、用途によって次の3つのツールを使い分けています。

・Microsoft Teams

・Zoom

・Remo

大きな住み分けとして、Teamsは社内での連絡に使用し、Zoomは社内外のオンライン会議ツールとして、Remoは自由に集えるバーチャルオフィスとして使っています。「なんで3つも使っているの?」と感じる方もいらっしゃると思いますが、その理由は「私の思う3大お悩みinリモートワーク」と「ミテモのちょっといいところ」に併せて、ご説明していきます。

私の思う3大お悩み in リモートワーク

3月末から約4か月間リモートワークで働いてみて気が付いた悩みが次の3つです。

  • 1. 「ちょっと聞きたい」ができない
  • 2. 「みんな何しているのかな…元気かな…?」と不安になる
  • 3. 「誰かと話したい…」という寂しい気持ちでいっぱいになる

これら3つのお悩みをミテモではどのように解決していったのか、お話しします。

1. 「ちょっと聞きたい」が出来ない

社内の連絡ツールでメールを使用している企業もあると思いますが、ミテモではTeamsというチャットツールを使っています。Teamsではチャネルというものがあり、その場で話すトピックごとにスレッドを立てていくようなシステムになっていて、類似ツールとしてはSlackやChatWorkがあげられます。

関連するチャネルにて、関係者にメンションをして質問します。メールのように挨拶の定型文もいらないですし、堅苦しくならずサクッと質問だけを投げられるのでとても簡単です。また、基本的にオープンチャットで会話をするので、メンションした人以外の人から助言をもらえたりもします。

ちなみに、上にもあるrandomというチャネルはなんでも投稿して良いチャネルで、パソコンの使い方を聞いたり、新企画のお手伝いをお願いしたりとちょっとした困りごとを聞くときにミテモメンバーは使ったりしています。社内にチャットツールがあってよかったなぁ、としみじみ思います。

「ちょっと聞きたい」は、Teamsでサクッと質問サクッと解決!

2. 「みんな何しているのかな…元気かな…?」と不安になる

オフィスに出社していると当たり前のようにメンバーと顔を合わせていましたが、リモートワークでは1日中パソコンとにらめっこです。同じユニットのメンバーとはオンラインミーティングなどで顔を合わせたりしますが、何もしないでいるとユニット外のメンバーとは関わりがほぼゼロになってしまいます。

そこでミテモでは週に一度それぞれのユニットがどのような動きをしているか共有するために全体ミーティングをZoomで行っており、それによってメンバーみんなと顔を合わせることが出来ます。特に気に入っているところが、全体の情報共有に入る前にブレイクアウトルームで「チェックイン」というものを行っているところです。(チェックインの細かな定義は検索してください。)

ランダムに選ばれた3、4人がそれぞれの小部屋に分かれて5分間近況を報告しあいます。今抱えている悩みだとか、これから始まるプロジェクトのこととか、今その人がワクワクしているのか不安なのかひしひしと伝わってくる貴重な時間です。あの時間があるから、私はみんなと仕事をしているのだなとほっこりします。

「みんな何しているのかな…?」は、Zoom全体ミーティングでみんなと繋がることで解決!

3. 「誰かと話したい…」という寂しい気持ちでいっぱいになる

家で黙々と仕事をしていると、ふと「誰かと話したい…」という気持ちに苛まれます。チャットをするのは違うし、通話をするのは流石に憚られます。そんな気持ちに応えて始まったのがさぎょ部屋(作業部屋)です。

最初はZoomを一日中開きっぱなしにして、誰でも自由に出たり入ったりできる場を開放しました。でもZoomの場合は全員が同じ場にいることになり、「誰かと仕事をしている気分を味わいたいけど、雑音はいらない…」という要望を持つ人にとっては不便な場ということが分かりました。

そして導入されたのがRemoです。Remoは6人まで座れるテーブルがたくさんあり、状況によって場所を移動し集まれるという機能があります。

ミテモではさぎょRemoと名付け、雑談したい人、黙々と作業したい人、ちょっとしたミーティングをしたい人など用途によって部屋を分けて使っています。ただし必ずいなければならないというルールはなく、Zoomの時と同様に自由に出たり入ったりできます。

「誰かと話したい…」は、Remoに集って雑談をすることで解決!

このように、私の思う3大お悩みは、コミュニケーションツールの導入、そして使い分けによって解決されたのでした。「あれがいいかな、これがいいかな」と悩みながらリモートワーク環境を整えてくれている社内メンバーの皆さんには感謝しています。

続いて、「ミテモのちょっといいところ」についてご紹介します。

ミテモのちょっといいところ

Remo)誰でも訪れることができる、オープンバーチャルオフィスがある

Remoの特性として、細かなアカウント登録が必要なくURLさえ知っていれば誰でも簡単にアクセスできるという点があります。私たちはその手軽さから、週に1度Remoを「Lounge Mitemo」として社外の人にも開放しています。

使い道はさぎょRemoと同様、自由です。お客様の人事担当者の方がミテモの人事に相談をしに来たり、ミテモの新卒採用選考中の学生がミテモの雰囲気を見に来たり。また、ただただRemoがどういうツールなのか知りたいと見に来る方もいます。

上の画像は社内のデザイナーが作ってくれた、Lounge Mitemoのカバー画像です。それぞれ自由に過ごしている様子がLounge Mitemoらしいですね。

Lounge Mitemoは誰もがふらっと立ち寄ることができ、社内外の人たちの交流によって新たな何かが生み出されていくような場所として今後も運営していく予定です。(ご興味がございましたら、お問い合わせより井上宛にご連絡ください。)

Teams)個々人の考えや思っていることなどを自由に発言できる場がある

ミテモのTeamsには「mitemo members」という、自分のチャネルを自由に立てて良い場所があります。

そこでは、最近あった出来事を書いたり、興味のある記事を共有したり、自分の考えていること吐き出したり、使い方は人によってさまざまです。私は、mitemo membersのチャネルはミテモメンバーの脳みそだと思っています。

ふわふわと固まっていない感情や考えがそこにあって、それらを垣間見ているようでとても楽しいです。「〇〇さんらしいな」と納得したり、「〇〇さんってこんなことを考えているのか」と新しい発見をしたり、これらのチャネルを見ているとメンバーのことをより好きになります。

Zoom)週一で参加自由なオンラインスナックがある

毎週金曜日の19時からオープンするオンラインスナックは、一週間の疲れを癒せる温かい場所です。出社していたころは「仕事終わりの一杯」が出来ていましたが、今ではその機会が失われてしまっています。だからこそ、毎週開かれるオンラインスナックをみんな心待ちにしているのです。

思うがままに話してもよし、コメントのみで参加するもよし、全ての話題をママが拾ってくれます。好きな時間に来ていいですし、好きな時間に帰ってもいいところが、他のオンライン飲み会と似て非なるところです。自由なミテモだからこそできる、心理的安全性の高いオンラインスナックです。ちなみにママだけでなく、チーママや大ママもいて、そんなところも芸が細かくて好きです。

この写真は、ミテモにJoinしたメンバーの歓迎会をした時の様子です。人事より依頼を受け実施されました。社内の公式としてオンラインスナックが認められているのも、また面白いところのひとつですね。

このようにミテモではそれぞれのコミュニケーションツールを、私たちなり使い方で、私たち自身が使いやすいように活用しています。これからの時代は、デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進によって、働き方もどんどんと変化していくことになると思います。その変化を心地よく感じられるように、私たちも順応していくことが大切だなと改めて感じました。

また、ミテモではTeamsを初めて導入される企業様や、導入したけれどイマイチ上手く活用できていない企業様向けに「はじめてのMicrosoft Teams活用研修」を行っています。この講座では操作方法だけでなく、積極活用に向けたヒントもお伝えしておりますので、お困りの企業様はぜひご検討ください。

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