毎年交流会を行っても「部署移動したらどうなるんだろう？」の不安は消えなかった

――まずは田中さんの役割や、立ち位置について教えてください。

田中さん：私の所属する経営企画部のミッションは社内のコミュニケーション活性化です。その業務の一環として毎年「社員交流会」を行ってきました。

――ミテモに研修を打診した2020年7月ごろは、すでにコロナ禍だったと思います。研修や交流会もそれまでの対面からオンラインへの切り替えを検討していたのでしょうか？

田中さん：はい。まさに対面研修が難しくなっている時期でした。ここからオンラインに切り替えていこうという状態だったので、ミテモさんとは社員交流の目的に加えて「オンラインでどうやるか？」というところから相談しました。

――今回の「社員交流」をテーマにした研修で、課題に感じていたことはありましたか？

田中さん：毎年行っていた研修では社員と社内全体のコミュニケーションの活性化、部署の垣根を越えた交流が目的でした。ただ2020年は「他部署の人と関わって楽しいね」で終わるのではなく「学び」をプラスしたいと考えていたんです。参加者同士で「学びがあったね」と印象に残る会にすることが2020年度の大きなテーマでした。

――これまで行ってきた交流会は、遊びや楽しさの要素が強かったんですね。

田中さん：そうですね。チームビルディングをゲームから学ぶなど「楽しいこと」に振り切っていました。

――「学びを意識した交流会にしたい」と思われたのは、何かきっかけがあったんですか？

田中さん：他部署とのコミュニケーション交流を目的にさまざまな企画を立ててきましたが、部署を異動したときに交流したことが役立っていたか？と考えると疑問でした。

――部署異動…？

田中さん：弊社では部署異動が定期的にありますが、社員が抱える「新しい部署でも大丈夫かな？」という不安は依然として残っていたようです。それは研修や交流会で他部署への業務理解があまりできていなかったことも理由のひとつではないか？そう考え「異動」の可能性を踏まえて部署理解を深める部分を「学び」として取り入れたいなと感じていたんです。

「互いの部署を理解し合うコミュニケーションワーク」の提案が魅力的だった

今回ミテモからは互いの部署の業務を深く理解するための「トリセツ」を作成して共有したり、オンラインコミュニケーションのメリット・デメリットをみんなで考えたり、参加者交流型の研修を提案しました。

――ミテモを選ばれた理由を教えてください。

田中さん：担当者の森本さんからいただいた資料には、他部署と自部署を理解し合うコミュニケーションワークの形やオンライン開催の懸念や課題、オンラインコミュニケーションを取る上で事前に準備しておくことなど「学び」に入れたかった要素が詳しく盛り込まれていました。これなら参加する人も網羅的にテレワークのことを学べ、コミュニケーションの活性化にもつながる。そう思ったのがミテモさんを選ばせていただいた理由です。

――担当者との打ち合わせは順調に進みましたか？

田中さん：はい。教材を何回か出していただき、削るもの・追加するものを考えながら中身をブラッシュアップしていきました。

――田中さんは2020年夏に経営企画部に入られたと聞きました。慣れない業務、さらに初めてのオンライン研修ということで手探りで進める部分も多かったと思います。オンラインで行うことに、不安はありましたか？

田中さん：研修内容に関してはたくさん打ち合わせを重ねていたので心配はありませんでした。ただオンラインで大人数を集めてグループワークを行うのが初めてだったので…。接続状況や参加者が上手く参加できるか、という部分はかなり不安な状態のまま1回目を迎えました。

研修参加者の声「オンラインコミュニケーションのコツをつかんだ」

――研修後、参加者のみなさんからはどんな反応がありましたか？

田中さん：「テレワークでオンラインツールを使ったことがなかったけど、活用できることが分かった」「オンラインに楽しさは期待してなかったけど、すごく楽しかった！」という感想をいただきました。また自分たちがオンライン会議を行うとき「どうやって参加型にさせるか？」という課題をお持ちの方も多くて。オンライン上での事前準備やアイスブレイクのやり方を研修で学べたことで「実践してみたい」という声もあり、実際に「ミーティングの仕方を変えた」という方もいました。

――各部署のみなさんも「参加型で行うことが大切」という意識をお持ちだったんですね。

田中さん：「はい。弊社はオンライン会議でカメラオンを強制しておらず、カメラオフの状態で話を聞いている人もいます。そうなると、会議の進行役は何もない画面に喋りかけることもあるんですね。参加者の反応が返ってこないことを気にされていた方も、名指しをして話してもらうなど「参加型への工夫を事前に決めておけばいい」と研修で学べたことは大きかったようです。

「業務もKPIもこんなに違う！」他部署の仕事に対する理解が深まった

――今回「各部署の役割や業務を理解すること」も大きなゴールでしたが、自部署と他部署の情報共有について参加者のみなさんの反応はいかがでしたか？

田中さん：これまでも交流できるよう部署分けして話をしてもらっていましたが、今回は各部署が持っている役割や特徴、テレワークの状況など詳細部分を話し合ってもらいました。「他部署がしている仕事に対する理解が深まって良かった」という声、「同じ会社にいるのにKPIや業務がこれほど違うことに驚いた」という声が多かったです。

実際に使ったワークシート

――田中さん自身、オンライン研修に対してのイメージは変わりましたか？

田中さん：オンライン研修は顔が見えていても対面より伝わりづらく、話し手だけが浮き立っているイメージがありました。今回の研修中、担当の森本さんから「一人一人がこの場を盛り上げようという姿勢をお願いします」というアナウンスがありましたが、それにより皆さんの「この場を盛り上げよう」という気持ちも対面のとき以上に湧いていたように感じました。研修はその気持ちがないと成り立たないと思います。

――「この時間を良いものにしよう」という気持ち、大事ですよね。

田中さん：参加者のみなさんからも「みんなで頑張ろう」「盛り上げよう」という雰囲気が感じられたことも嬉しかったです。私も参加者側としてオンラインミーティングをするときには自然にオーバーリアクションできるようになりました（笑）

「働きやすい環境」にコミュニケーションは必要
「参加したい！」と思えるような施策を

――ミテモの研修を終え、これからやってみたいことはありますか？

田中さん：今回の研修で、会社全体でのコミュニケーションの必要性をさらに感じました。会社全体として一体感を出していくことは、会社にも個人にも働きやすさのために必要なんじゃないかなと思っています。そのために、もっと気軽に参加できるコミュニケーションの機会を増やしていきたいです。

――もっと気軽とは？

田中さん：研修や交流会は拘束時間が長かったり、テーマによって興味を持てなかったり、身構えてしまう方もいます。参加してしまえば、みなさん満足してくださるので参加への最初のハードルが高いのかもしれません。今後は「それ楽しそう！」「参加したい！」という感覚になれるコミュニケーション施策を打ち出せたらいいなと思っています。

――小規模に、細やかに、楽しめる場を増やす。こうした社内コミュニケーションが組織の中にあると、仕事もしやすくなりそうですね。