リモートワーク時代に求められる企業風土とMicrosoft Teamsの活用 後編 | ミテモ株式会社

リモートワーク時代に求められる企業風土とMicrosoft Teamsの活用 後編

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「会議、チャット、通話、共同作業をすべて1箇所で」
2020年10月に世界のアクティブユーザー数が1億人を超えたコラボレーションプラットフォーム、Microsoft Teams(以下、Teams)は日本企業にも浸透。テレワークが加速し、日に日に導入企業が増えている一方で「どう活用すればいいのか」と悩む企業も増えています。

今回は、日本マイクロソフトでTeamsのマーケティングを主導する春日井良隆さんと、ミテモのIT推進リーダー 乾善彦、Teamsの活用講座を担当する講師 小田川仁が、Teams活用のいろはを語りました。

メールを使っている?

小田川:前編では「Teamsって何?」から「Teamsをどう使っている?」などをうかがいました。後編では前編に出て来た「Yammerを使うこともある」など、棲み分けの話をまずうかがいたいです。

春日井さん:ミテモではメールを使っていますか?

小田川:メールは社外とのやりとりには使用していますが、ミテモ社内のやりとりにはメールを使わず、Teamsを使ってコミュニケーションしています

乾:メールは定型文がありますよね。「○○さんお疲れ様です」から入る。スピーディーなコミュニケーションにはそういうの無駄ですよね。個人で使っているFacebookメッセンジャーでは要件を書くだけでいい。それはビジネスでもできるはずだし、必要です。

春日井さん:なるほど。社内でメールをやめるのはスムーズに行きましたか?

乾:仕事でチャットツールを使っていなくても、FacebookメッセンジャーやLINEなどオンラインコミュニケーションにはみんな馴れています。Teamsは圧倒的に情報のスピード、整理整頓がしやすいので自然にメール文化から離れていきました。

小田川:一度体感するとわかる。Teamsを導入した会社さんは、お試しで、「今日は社内のやりとりはメール禁止、Teamsでやりとりしよう!」と言う日を作ってみてもいいかもしれませんね。ちなみにマイクロソフトではどうですか? メールを使っていることはありますか?。

春日井さん:マイクロソフトではYammer、Teamsのほか、SharePoint、メールを使っています。Teamsの比率は年々高まっていますが、社内宛のメール文化も残っているんです。

小田川:メールはどんな場面で使っていますか?

春日井さん:長文ではメールに分があるように感じています。また、社外の人が入ってきた場合もメールは強いですね。

小田川:ミテモは50人ぐらいの所帯なのでメールをやめることができましたが、1万人規模の企業がメールをやめるのは難しいかもしれませんね。社内でも他部署とのやりとりもあるでしょうし。

春日井さん:メールは「手紙」なんですよね。手紙には手紙の良さがある。忙しい最中に何度も連絡を取り合っている相手に「お世話になります」や「お疲れさまです」と書くのは面倒に感じる。でも、初めての取引先の相手に、いきなりチャットで要件から切り出したら、無礼だと思われますよね。腰を据えて連絡をとる場合や順序立てて説明する場合など、メールで連絡した方が良いケースもあると思います。

乾:おっしゃる通り、目的に合わせて使い分ける必要がありますね。例えば、部署間の事務処理においてメールで情報をやり取りするケースが多く見受けられます。メールというのは、非定形で構造化されていないのでだれでも使いやすいのですが、その分処理しづらいです。そういうケースでは、やり取りすべき情報を整理し、メールに頼らないワークフローを構築すべきですね。

新ツールをどうすれば使ってもらえるか

小田川:チャットツールなどオンラインコミュニケーションを「合理的、効率性」の観点で考える方も多いですが、目的は「コミュニケーションを闊達にする」に定めることが肝要なのかなと感じます。

春日井さん:「正解はコレ」という訳ではないんですよね。その会社さんの文化、調整力やルール作りなどに合わせてツールを選んでいく、ツールを活用していく道を模索するのが良いように感じています。

乾:ミテモでは親会社インソースの営業から来る案件相談は、Formsに入力してもらいます。入力された情報は、SharePointでリスト管理されます。さらに案件の内容に応じて担当をアサインしたら、Teamsでメンション付きの投稿を飛ばすところまでできるようにしています。

春日井さん:自動化できるところは自動化してしまってもいいと考える方は増えています。
ミテモさんの、担当をアサインしてメールやTeamsで「この案件お願いします」とお知らせする流れは、自動化しちゃった方がいいですよね。AIは間違えたり忘れたりしないので、案件を知らせ損ねたなんて人的ミスも避けられる。

小田川:自動化について、ミテモにもよくご相談いただきます。
自動化の方法はもちろんですが、そもそも「自動化できる」と知らない人や「自動化は手間がかかる」と思って人の手でやり続けていることが悩みになっているようです。

春日井さん:Teams活用もそうですが、ITツールを使いこなしている会社さんに共通している特徴って何かありますか?

小田川:ヘビーユーザーがひとり以上いらっしゃることが多いです。そういう方からは「そこまで使いこなしているのか!」と驚いてしまうような質問が出てきます。一方で、Teamsなどチームで使うツールは、組織の中で誰かひとりが使いこなせても機能しないので、ヘビーユーザの方に活用の推進者になっていただいたり、チーム全体のスキルの底上げを意識したトレーニングを設けるなどの施策をご提案することが多いです。

春日井さん:ヘビーユーザー、インフルエンサー的な存在は心強いですよね。
マイクロソフトがご提案しているアンバサダーという仕組みは、ヘビーユーザーを育てて、一種の普及隊長になってもらうような制度です。各部署に普及隊長がいてくれると、その部署の受け皿になってくれるんですよね。そして、マイクロソフトからは、その普及隊長に情報を提供する。うまく行っている仕組みなので、積極的に他社での事例を伝えています。

小田川:情報システム部に任せる訳ではないんですね。
現場やユーザー部門の悩みに、情報システム部から「用意しました」「使って下さい」と言われるけど、どう使えばいいのかわからないと言ったものもあります。

春日井さん:グラウンドを用意して、グラウンドに線を引いて、ボールを用意して、遊び方の基本的なルールを決める、ここまでは情報システム部門の仕事だと思います。整備を欠かさず、転んでケガをしてしまうような石ころはさっさと片付ける。でも、そのグラウンドでのボールのうまい蹴り方を考えるのはユーザーの役割なのじゃないかなと思っています。

乾:その例えで言うと、「サッカーとはこういうスポーツだよ」と先生や利用者に伝える人間がいると、現場も使いやすいのかもしれませんね。

春日井さん:もちろん各社の情報システム部でも考えていると思うんですが、リソースが割けない、決定権者に納得してもらいにくい……など悩みもあると思います。ミテモではどうやってクリアしましたか?

乾:僕が事業責任者として運営している事業では、業務の洗い出しをした上で「やるべきこと」「やらなくていいこと」を整理。定常業務は仕組みを作って自動化する、から始めました。その上で、チャットツール、Teamsをどう使うかを考えていきました。

春日井さん:なるほど、まずは業務の棚卸しを先にやって自動化、ツールなど振り分けていったイメージですね。

小田川:そういえば、今日のこの鼎談の企画もTeams上のテキストでのやり取りだけで進めました。Web会議も行っていません。スレッド上で企画書を確認、共同編集しながら進めて、当日どう話を進めていくかをチャットで話して今日に至りました。

春日井さん:これは理想的なTeamsの使いかたですね。
メールだと行ったり来たりで時間がかかるので実現しづらいかもしれません。話したい議題やテーマを立ち上げて、情報を投げて、見かけた人がコメントを書いていく。こういう使い方が広まってくれたら嬉しいです。一方で、テキストコミュニケーションの「馴れ」は課題になりそうです。

リモートワークで生じた弊害をどうカバーする?

小田川:テキストコミュニケーションで春日井さんにうかがいたかったことがあります。グローバルで国によってテキストコミュニケーションに対するカルチャーの違いはありますか?

春日井さん:お国柄は確かにありますが、Teamsの使いかたにおいては国による違いは感じられないです。

小田川:どんなところで違いを感じることがありますか?

春日井さん:セキュリティに関連するところで違いを感じます。日本では制約をやたらと厳しくしてユーザーの自由度を狭め、利便性を下げてしまうケースが多いのですが、欧米はその辺りは寛容ですね。ただ、彼らもセキュリティを守る基礎的な仕組みはかなりきっちりやります。

小田川:「セキュリティの問題でクラウドにデータを置いてはダメ」などはよく耳にする話ですね。セキュリティリスクと効率性、生産性はどうしてもトレードオフになってしまうものでしょうか。

春日井さん:コンサルティングやSIの領域ではありますが、一般論としてリモートワークは、これまで以上にセキュリティやコンプライアンスを意識しないといけません。ただし盲目的に機能を制限することに関しては「本当にそれでいいのか」と一つ一つ問いただしていただきたいです。

小田川:「Web会議が制限されているので、出社して会議しないといけない」というケースを耳にしたことがあります。

春日井さん:「クラウドにデータを置いてはいけない」も漠然とした恐怖ですよね。具体的に、「こういう状態だと、こういうことが起きて、結果、漏洩してしまう」と説明できないままなにやら「怖い」と禁止にしてしまうケースは多いと思います。

乾:ミテモでは「お金を盗まれるのが心配だから家の金庫にしまっていますという人はいないですよね、銀行に預けますよね」と話しています。一定の基準を満たしたクラウドサービスは自宅、自前のセキュリティより遙かに高いセキュリティ性を持っています。

春日井さん:そうはいっても、情報システム部は「何かあると怒られる部署」なので慎重になるのもわかります。でも、「何のために導入したのか?」「本来はどうするべきだったのか?」「使う人のためにどうあるべきか」を立ち止まって考えていただきたいと思うことはあります。

乾:現場の生産性、効率性を上げることは、企業の競争力を上げることにも繫がりますしね。

小田川:情報システム部や人事、企画部門それぞれが経営と現場に挟まれて悩みを抱えていると思うんです。でも、どこかの部署だけで上手くいっているから良いという話ではありません。Teamsはこうした各部署を有機的にイチ企業、組織として結びつける窓口になると感じています

春日井さん:そうですね。Teamsを組織の窓口として使っていただきたいです。

乾:最後に、Teamsのこれからをうかがいたいです。一点、私が感じていたことですが、リモートワーク時代に突入して「雑談が減った」という印象がありました。フルリモート環境下、オフィスで顔を合わせないミテモでも、雑談を増やす工夫をしているんですが最適解は出ていません。Teamsのほか、Yammerなども活用されているマイクロソフトではどうしていますか?

ミテモの雑談が生まれる工夫のひとつ。Teamsに雑談の部屋を作成した

春日井さん:リモートワークは仕事とプライベートの境目がなくなってしまうのと、「寂しい」とか「燃え尽きてしまった」という心の問題が顕在化していることが弊社の研究部門から指摘されています。そういた「心の健康」の課題をどうツールで解決するのか。力を入れて取り組んでいきたいことのひとつです。

小田川:この場でご紹介いただけるものは何かありますか?

春日井さん:ひとつは最近発表したMicrosoft VIVA

社員の働きかたをAI分析して「ミーティングが続いているので休憩しませんか?」など通知を送ります。

小田川:リモートワークはメンバーの状態がわかりづらいですよね。

春日井さん:ミテモではなにか可視化の工夫を実施していますか?

小田川:感覚的なものになってしまいますが、例えば、Teamsの書き込みを見ていて、「あ、この人は最近、発言が少なくなっているけど大丈夫かな?」と感じとったりしています。

春日井さん:Microsoft VIVAのアナリティクスの機能はまさにそれです。
私はメールが溜まるのが嫌で、速攻で返すのが癖なんですが、「あなたは半分以上のメールを30分以内に返していて、メールに気をとられすぎです」と怒られます(笑)。

乾:「サボらない」ように監視するのではなく、「ゆとりを持たせる」ための警告をする考え方はリモートワークにプラスになるように感じます。

小田川:「work anytime anywhere/いつどこで働くか」、その多様性はこれから広がっていくと思うんですけど、自分自身でもどの時間にどういうアクションをしているのかを把握し、自分自身の働きかたをデザイン、マネジメントしていくことが大前提になっていくかもしれませんね。

春日井さん:それはあらゆる業界の「これからの働きかた」で大前提となっていくように思います。
今回、Teamsをキーにいろいろお話しできて楽しかったです。なにはともあれ、「とりあえずTeamsを使ってみてください」と思っています。LINEやInstagramのマニュアルなんて見たことはないですよね。試行錯誤しながら使っていると思うんです。Teamsも同じように触れて使い込んでいただければ嬉しいです。

一同:ありがとうございました。

日本マイクロソフトさまが2021年4月22日(木)、23日(金)に「Microsoft 365 Day & Happy Birthday Teams!離れていても、コラボレーションを止めない。Microsoft 365 と Teams で、もっと強いチームに。」と題し、オンラインイベントを開催します。2021年4月27日(火)~6月30日(水)の期間はオンデマンド配信も予定されています。参加・視聴ともに無料です。今回鼎談にご参加いただいた春日井さんもご登壇予定です。本記事で話された内容を深めるために、ご参加されてはいかがでしょうか。お申込みはこちらから

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