「私たちが見出している価値」に、立ち止まって向き合う時間を~総務向けマインドセットオンラインワークショップ~ | ミテモ株式会社

「私たちが見出している価値」に、立ち止まって向き合う時間を~総務向けマインドセットオンラインワークショップ~

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ミテモではさまざまな企業や団体の組織づくりやチームビルディングの取り組みをサポートしている。

今回は、合同会社DMM.com様(以下、DMM)に提供した、マインドセットワークショップへのDMM側の狙いや感想、ワークショップ後の展望などを、インタビューを通じて紹介する。

ケーススタディ概要

ケース

総務向けマインドセットオンラインワークショップ

目的

・総務を取り巻く環境から今求められる総務の大切な要素を知る
・総務の価値を言語化し、総務部全メンバーで大切にしたい想いを共有し合う

ワークの流れ

総務を取り巻く環境を知る
・不確実性を増すビジネス環境と会社の状況
・これからの時代に問われる「働く」と「生産性」
・総務として組織に求められる成功循環
・総務に携わる個人としての重要な要素

総務としてのアイディンティーを言語化する(POINTS OF YOU®ワークショップ)
・総務としての過去の成功体験
・総務としての過去の失敗体験
・総務として絶対に避けたい未来の姿
・総務として大切にしたい価値観・意識・行動

組織のパフォーマンスを引き出すアクション
・原因論と目的論
・気持ちと成果を引き出すコミュニケーション

ワークショップ参加者

合同会社DMM.com
総務部の全メンバー 30名

所要時間

3時間

上段左からDMM:藤田真利さま、小野寺麻里さま、井上久美子さま
下段左からmitemo:佐藤彰、待井夏樹

「総務だからこそ」の価値を考える

待井:本日はお時間いただきましてありがとうございます。どうぞよろしくお願いします。本日は、「どのような背景があって研修を実施しようと思われたのか」「その中でなぜミテモにご依頼いただいたのか」、また研修後の後日談などを伺えればと思います。まずは井上さんから改めてDMM様の事業の概要と、総務ではどのような業務をされているのかご説明いただけますでしょうか。

井上さん:弊社はひとことで何をやっているか非常に言い表しがたい会社でございまして、IT技術を使って出来ることは何でもやってみるという思いで事業をおこなっております。カテゴライズとしてはITサービス業というものになります。

待井:その中で総務の皆さんはどのようなことをされていらっしゃいますか?

井上さん:総務は大きく4つのグループに分けられます。本日参加している3名は総務グループというグループにおりまして、従業員に一番密接している部門です。セキュリティカードや入館証の発行をしたり、社員から困りごとを相談していただくような窓口業務をおこなったり、経理など他の管理部門と社員の間に入って代わりに書類のチェックをしたりしています。まさに、調整役の部署だったりします。その他に、いろいろな要望に応じて総務内の新規サービスを立ち上げていく推進グループや、本社ビルの施設の管理や運営を行うグループ、そして社内にあるカフェを運営しているグループがあります。社内には多岐にわたる事業があり、それぞれ変化が多い中でいかにして全体最適化を図っていくかということが総務の業務ではないのかなと個人的には思っています。

待井:ありがとうございます。では(講師の)佐藤さんに伺いたいのですが、今回の研修を行うにあたってどのような課題や背景を伺っていたかお教えいただけますか。

佐藤:私と(今回の研修をご相談くださった)高橋さんは色々な企業の総務コミュニティで知り合いだったんです。そこで今回研修のご相談をいただいたんですね。研修に関しては、いくつかの研修会社と比較してミテモを選んでくださったと伺っています。総務の行う業務について言葉を選ばずに言うと「幅広く雑多な業務」で、「そもそもこれは何のためにやるのか?」ということが非常にわかりづらい業種であると思うんです。だからこそ「総務の価値って何なのか?」ということに悩んでいる企業は沢山いると思っています。ただ、総務の業務が「雑多な業務」というふうに思ってしまうと辛くなってしまいます。そうじゃなくて、「総務だからこそ出せている価値とは何か」を言語化できたらいいなとご相談をいただき今回のプログラムを作りました。

待井:具体的にどういうような研修を設計されたのか、研修の全体像を教えていただけますか。

佐藤:普段業務をこなしている時は、立ち止まって振り返る時間ってなかなかないと思うんですよね。ですので、今回の研修は一旦立ち止まって「なぜこの仕事をやるのか?」という今まで言葉にしてこなかったような価値観に、カードの力を借りて少しだけ触れられるような時間にできるよう意識しました。研修の冒頭では、変化の大きいVUCA時代で利益を出すにはお互いに相談しあえる関係性が大事という話をしました。そして個人として「how」でも「what」でもなくて、「why」を大事にする必要があるという話をして研修に移っていきました。研修の内容として、大きく分けると2つのパートに分かれています。1つ目のパートは「総務の価値」をPoints of Youというカードを使って言語化しました。総務として「こうあらなきゃいけない」や「目指さなきゃいけない」ということではなく、今までやってきたことの中で「総務だからこそ価値を感じられた瞬間」について、カードの力を借りて言語化をしていきました。そして2つ目のパートは、チームビルディングとして「総務の価値」を共有し、参加者相互の関係性を高めていきました。

Points of You®で知る、伝える、互いの思い

待井:ここで受講された皆さんにお伺いします。研修の中でPoints of Youというカードを使ったワークをおこなったと思いますが、受講してみて感じたことや、思わず出てきた言葉でしたり、印象的な場面などありましたか?

藤田さん:総務の中でも普段の業務では接点の無いメンバーと、話すのを少し躊躇うような話を過去の記憶を掘り返しながらするので、上手く言葉が出てこなかったりはしました。でも、お互いに知らない新しい一面を知る機会になりましたね。

待井:一緒に仕事をしている中で、おおよそのプライベートの感じや日々の雰囲気はわかっていても、その人の持っている価値観について直接言語化する機会ってあんまりないんじゃないかなと思います。価値観について言語化するワークを研修の中でおこなったと思いますが、小野寺さんはPoints of Youをやってみていかがでしたか?

小野寺さん:人によって、受け取り方が全然違うんだなっていうのはとても新鮮でした。普段やり取りしない人とは、仕事上でもほとんど喋らないんですね。だから「そういえばこういう人いたなぁ」から始まって、「そんな事を考えているんだ」というのがわかって面白いなと思いました。

待井:ありがとうございます。井上さんはいかがでしたか?

井上さん:今回の研修には東京の総務だけでなく、遠隔地で一緒に仕事をしている石川県や福岡県のメンバーも入っていたので、普段接点の少ない人と話せたのはとても良い機会でした。また、カードという抽象的なものを使って行うコミュニケーションだったこともあり、普段よりも相手の人が何を考えているのか、興味をもっていろいろ質問するように努力しました。なんて聞いたら良い答えを引き出せるかなとか、なんて聞いて欲しいのかなとか、色々考えたので頭と心の体操になった気がしますね。

待井:いま皆さんから参加された際の雰囲気やご感想をいただきましたが、それを聞いて佐藤さんは何か思うことはありますか?

佐藤:皆さん、最初の戸惑い度はなかなかでしたね(笑)Points of Youのカードを見てから質問するということのやりづらさみたいなのはあったのではないかなと感じます。ですので、少しずつ過去の比較的語りやすい話をウォーミングアップとして話していき、最終的に「自分にとって総務の価値は何か」という話をしてもらいました。全体的に見て、段階を踏んで進めて行くたびに、対話が深まっているなと感じました。

行動変容の第一歩は「7秒コミュニケーション」

待井:今回の研修では、冒頭に「VUCA時代だからこそポジティブな気持ちで仕事をしていきましょう」という話から、ワークではPoints Of Youを使ってお互いの価値観を共有していきました。実際に受講した中で、研修全体を通して新しく発見したことや、面白いなと思った瞬間などはありましたか?

井上さん:相手が何を語ろうとしているのか興味を持って、聞いたり知ったりすることはやっぱり重要だなと再発見しましたね。お話しすることが苦手なタイプの方は、心で思っている何かを言葉にすることが難しいだけなので、その心の中を知るためには自分から歩み寄って聞いていきたいなと思いました。あと、Points Of Youをやってみて自分の本来の望みがちょっと垣間見えた気がしたんです。最後の設問で「実は私ってこういう風に働きたいのか、こういう風にありたいのか」ってわかったんですね。自分が一生懸命隠そうとしていたものが見つかったような気がして、面白いなと感じました。

待井:ありがとうございます。小野寺さんはいかがでしたか?新しい気付きだったり、面白いと思った瞬間だったり、逆に「これはしんどかったです」みたいな話でも大丈夫です(笑)

小野寺さん:そうですね…グループワークで一緒になった方がかなり言いよどんでいたんですね。それを見て、自分のことを言葉で表せない人ってやっぱり多いんだなって思いました。それで、聞いた話の断片を拾ってまとめて「こういうことですか?」と伝えた時に、相手の方が「自分が思っていたことがどういう事なのか、少し理解できた気がします」って言ってもらえて。総務における大事な役割の一つとして、「相手の発言の大事な部分を拾いながら聞くこと」だと個人的に思っているんです。ですので、ワークの中で「拾いながら聞く」練習が出来て良かったと思いました。

待井:皆さまなりの総務のイメージ像があって、ワークの中で再現されているのはとても面白いなと聞いていて思いました。藤田さまはいかがでしょうか?

藤田さん:研修の最初の部分で、「心と体のコンディションのパーセンテージを、チャットを使って伝えてください」という問いをいただいたんですね。それぞれが自分の元気度をパーセンテージで書き込んでいったんですけど、元気に見えるような方でも心が50%ぐらいだったりして。それぞれ見え方と感じ方は違うんだなとわかりました。普段は測ることも言葉で表すこともない心と体のコンディションを数値として表すのは面白いなって思いました。

待井:佐藤さんはこのチェックインをどのような思いでおこなったんですか?

佐藤:チェックインはテーマとか職場によって内容を変えたりしていて、今回は弱さを吐き出す練習としてそのチェックインを選びました。総務は「周りのためにやるのが当たり前」と捉えられがちで、どうしても弱音を吐きづらい職種だと思うんですよね。だから前向きな関係性を築くきかっけとして、研修の最初に心と体のコンディションを共有することにしました。このチェックインによって「サポートしよう」という思いが生まれてチーム力を高めていけたらいいなと考えておりました。

待井:お話を聞いていると、佐藤さんの総務に対する理解度の深さがこの研修のクオリティを高めているのかなと思ったんですが、佐藤さんご自身は総務でどういったご経験があったんですか?

佐藤:20歳から25歳までに、通信設備や備品の管理、税務や総務など、本当にあらゆることやったんです。総務という仕事は職務権限規程上「他に属さない業務」とされていて、それが嫌な表現でした。私にとっては「他に属さない業務」とは、他の部署がしたくない業務という風に捉えていたんです。でもある時、他の部署ができないことをやっているのが、総務なんだなって意識が変わったんです。物事を進めたり、困ったことを解決することは総務だからこそできることだと思うようになりました。その後人事などいろいろな仕事をしていますが、間違いなく総務の経験が土台としてあると思っています。

待井:そういう思いがあって今回の研修をされたんですね。また皆さんにお聞きしますが、研修を受講されている中で佐藤に対して熱い思いを感じた瞬間などありましたか?面白いなと思った瞬間やこういう言い回しあるんだなど印象に残っている瞬間があればお聞かせください。

小野寺さん:総務経験が長いだけあって、物腰の柔らかさはピカイチだなと思いました。わたしは今まで営業事務などもやってきていろんな人と関わってきているんですが、業種によってなんとなく性格ってあるなと思っているんですね。それで、管理部門にいる男性って柔らかに感じることが多いんです。それがすごく出ていて、佐藤さんの強みなんだろうなと思いました。

藤田さん:私も同じように思っていて、物腰がすごく柔らかくて、安心感があるという印象です。

待井:井上さんはいかがですか?

井上さん:私はこの研修の前に(佐藤が個人で運営している)総務コミュニティに参加していて、その時実際に佐藤さんにお会いしていまして。印象としては、非常に柔和で穏やかで、そしてきっと芯が強い方なんだろうなという印象ですね。普段からいろいろなことをよく考えたり、人の気持ちもきっと色々考えて、その上で自分がどうするか・どうしたいかをちゃんと決めていそうだなと思いました。気遣いのできる方が良い総務になれるのかなという気がしているんですが、正にそのような総務だったんじゃないかなって想像しました(笑)

待井:そうだったんですね(笑)受講中に気づきや発見があったと思いますが、研修後に今回の研修を思い出した場面はありましたか?

井上さん:春から私のグループに新人が何人か入ったんですね。その新人さんに何かをお願いしたり教えたりする中で、研修後半でやった「原因論と目的論」を意識して伝えたり褒めたりするようになりました。

待井:具体的に何かどういう言い方をされていらっしゃるんですか?以前はこういう言い方だったけど、研修を経てこういう言い方に変えてみたというエピソードがあればお聞かせください。

井上さん:そうですね…今までは「なんで伝わらないのかな」や「なんで言った通りにやってくれないのかな」という気持ちを、思っていても言わずに自分の中にフラストレーションを留めていたんですね。関係を築いている最中でその気持ちを相手にぶつけたら良くないなと思って、どうしたらいいかなって悩んでいたんです。だけど、「原因論と目的論」の話を聞いて、出来ているところに目を向けたらいいのかと気づいたんです。お願いした通りにやってくれた時に「すごくいいね」と、できた瞬間にピンポイントで褒めるっていうはとても勉強になりました。

待井:佐藤さん、「原因論と目的論」について、復習を兼ねてもう1回解説をして頂いてもいいですか?

佐藤:はい。私たちは生きていく上で本能的に、出来てないことを直せば上手くいくと思ってしまっているんですね。だから、目的論は今までにない視点だったりするんです。例として病院の朝礼の話をしました。「こういう事はやめてください」「こういうのを無くしてください」「こういうのが安全を脅かすので絶対やめてください」と言われるのと、「こういうことがあったから安全が高まりました」「こういうことをサポートしてくれてありがとうございます」「こういう行動が病院の安全を高めていくので、みんなで是非やっていきましょう」と言われるのではどっちがいいですか?と訊くと、皆さん後者の方がいいとなりますよね。出来てないところを指摘するんじゃなくて、できたその瞬間を指摘すると再現性が高まるというのが目的論です。「トイレを汚すな」ではなくて、「トイレをきれいに使ってくれてありがとうございます」というのは身近な例ですね。そして、スキルセットとして7秒コミュニケーションをお伝えしました。これはシンプルに「助かった」と言うだけのものです。

待井:そのようなお話をされたんですね。小野寺さんは、この研修受けてから日常の中で少し行動を変えてみようかななど思ったことはありましたか?

小野寺さん:私自身の行動変化ではないんですが、周りの人からお礼を言われる機会が増えた気がします。

待井:お話いただける範囲で具体的なエピソードをお教えいただけますか。

小野寺さん:社内のやり取りは基本的にチャットでおこなっているんですね。今までは、ありがとうのスタンプが押されて終わっていたのが、コメントで「助かりました」と打たれていて、みんな意識してやっているのかなと感じています。研修を受ける前も出来ていた部分だけれど、改めて佐藤さんからの言葉を聞いてより認識するようになったのかなって思いました。

待井:今まではスタンプのワンクリックで済んでいたところが、わざわざ手を動かしてテキストを打ってくれる瞬間が増えたように感じたんですね。藤田さんはいかがですか?

藤田さん:7秒コミュニケーションは、総務部全体的に皆さん印象に残っているようでした。研修後に振り返りミーティングを5人くらいに分かれておこなったんですけれども、各チームの結果を見ても「ありがとうの勇気爆弾を落とすことはこれからも継続していこう」って書いているチームが多かったです。私も研修の翌日にさっそく「すごく助かったよ」と言うのを実践してみたら、ものすごく喜んでもらえて。言葉にするってすごく大事なんだなというのを感じました。

待井:感動的ですね。ありがとうございます。佐藤さん、その7秒コミュニケーションについて、どんなことを話されたのか簡単にお話いただけますか。

佐藤:その7秒間は一方的に話す時間で、「助かったよ」と言うだけという手軽さが取り組みやすさのポイントです。また、上司部下関係なく全方位誰にでも伝える事が出来て、誰もが言われて嫌な思いをしない。最初は言わなきゃいけないって気持ちでもいいんです。言っているうちに「この人が助けてくれた要素ってなんだろう」と意識し始めるんですね。それ意識すること自体が目的論で、7秒コミュニケーションを通して自然と実践できるようになってきます。意外と奥深いんですよね。シンプルに「助かった」っていうのを言うだけ、もしくはメールの最後に1文つけるだけで嬉しいんですよ。こんなにコスパが高くて気軽にできるので、ぜひ勇気づけの爆弾を振りまいてくださいと言いました。

私たち自身が価値に気づくこと、それ自体が価値

待井:総務の中で「もっとこうなったらいいな」や「もっとこうなったら良くなりそう」など感じていることは何かありますか?

井上さん:私たちは3月からずっとリモートワークを継続していて、これは今後も続きます。だから、どうしてもface to faceのコミュニケーションが難しいんですね。Zoomやテキストチャットでコミュニケーションはとれますが、顔を合わせて話す方が雰囲気は伝わるじゃないですか。そういうリアルなコミュニケーションをとることが難しくなっていることが、今感じている課題です。だからこそ、今回の研修を通じて、対面でコミュニケーションをとることが難しいからこそ、より気を付けたり、逆に会えた時に伝えるべきことをちゃんと伝えられるようにすることは大事にしていきたいなと思いました。そして、それは自分だけじゃなくて、みんながそう思えるようになったらいいですね。ありがとうって言わないといけないチームではなく、心から「ありがとう、助かったよ」と言えるいいチーム作りができたらいいなって思いますね。

待井:それを聞いてみて、佐藤さんは「こういったことが大事なんじゃないかな」や「これからさらにこういったことが出来るかもしれないな」などのアイデアをお持ちですか?

佐藤:リモートワークや拠点が離れている環境で、この人と一緒に仕事ができてよかったなって思えるのはとても大事なことだと思います。同じ組織・チームとして一緒に居ることの意義を感じたり、居てよかったなと思えた方がどうせならいいじゃないですか。でも、その思いってなかなか共有されなくて、目に見える部分だけでコミュニケーションをとってしまうことですれ違いが生まれたりするんですね。それぞれ価値観をもって働いていて、当たり前と思っていることが共有されるだけで、日常のコミュニケーションは円滑に回るんです。そのための些細なきっかけになったら嬉しいです。

待井:ありがとうございます。もう一つ伺いたいのですが、DMMさんで研修をしていて印象的だったことや、DMMさんだからこそ生まれた良い雰囲気ややり取りで印象的なものはありましたか?

佐藤:冒頭で井上さんもおっしゃっていましたが、DMMさんは一言で会社を説明するのが難しく多種多用な事業を行っています。そんな中で総務の皆さんは簡単でない業務に取り組まれているからこそ、信念や軸があるように感じます。活力というかエネルギーというか…。言い表しにくいんですが、そういった力強さを皆さん持たれているなとディスカッションをしている中で感じていました。

井上さん:今の佐藤さんのお話を聞いて、確かにそうだなと私も感じます。DMMの総務メンバーは東南アジアの発展途上国みたいな感じですね。雑多だけどエネルギーがあって、これから発展していくんだろうなと感じさせるものがあります。

待井:大きく成長していきそうな予感は間違いなくしている感じ、楽しそうですね。最後に佐藤さんからコメントを頂ければと思います。今回インタビューでいただいた感想や全体的な印象はいかがですか?

佐藤:総務の人達が居るからこそ成り立っていることが沢山あるんだ、ということを再認識してもらいたいなという気持ちはとてもありますね。リモートワークになった時、変えなければいけないことが沢山あってものすごく大変だったと思うんですよ。そんな中で、総務の皆さんがいるからこそ、業務のスムーズな継続に結びついているんだということを、総務の皆さん自身が気づいて欲しいなと思います。それだけでも総務っていう言葉の意味は変わっていくのかなって改めて感じました。

待井:ありがとうございます。井上さんからも、今日改めて振り返ってみて感じたことをお話しいただけますか。

井上さん:佐藤さんがおっしゃったように、総務の価値や存在感を広げられたらいいかなと思っています。総務のことを庶務と呼ばれたり、他社の人に男性の同僚がいることを言ったら「男なのに総務なんかやってるの?」と言われたことがあって、ちょっとびっくりしたことがあったんです。そういう古い価値観で認識されている総務ではなく、違った面もあるよってことを伝えられたらいいなと思いますね。今回の研修を通じて、「社内では何が出来るかな」「社会にはどういうアプローチできるかな」というのを考えるきっかけになりました。そしてこの場を借りて言うと、藤田さん、小野寺さんいつもありがとうございます。いつも本当に助かっています。

小野寺さん、藤田さん:こちらこそ助かってます(笑)

井上さん:こうやってちゃんと伝えることも忘れたくないなって、この二つを感じました。

待井:今のとてもいいですね。感動しました。わたしも社内で7秒コミュニケーションを実践していきたいと思います。以上でインタビューを終わりにいたします。皆さま、ありがとうございました。

一同:ありがとうございました。

ファシリテーター 佐藤からひとこと

佐藤 彰

2030SDGs公認ファシリテーター
SDGs de 地方創生公認ファシリテーター

総務は多種多様な業務の対応が求められるため、「他の組織に属さない業務をやらされている」と感じることも多く、またトラブル対応なども多いことから受動的になりやすい職種になります。
一方で、捉え方を変えれば、「他の組織ではできないことが総務に頼ると解決できる」と受け止めることも可能であり、今回、総務のパフォーマンスをさらに高めたいとの相談をいただいた時、この捉え方を変換するために「価値の言語化」をテーマに掲げました。
それは、変化の激しい時代の中で「何をするのか」は常に変わり続ける必要があるなか、「なぜするのか」は常に変わらず重要な要素と考えています。
今回、世界で広く活用されているコーチングツールを通じて、普段は見えていなかった一人ひとりの大切な価値観を引き出し、総務の価値を語り合う姿は大変印象的でした。
どんなに完璧な戦略や施策があろうとも、そこに関わる人の意図がその仕事に意味を与えるからこそ、人の感情、想い、意思の大切さを感じられた時間でした。

【企業紹介】

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